REMADV einfach erklärt: Zahlungsavis Energiewirtschaft 2025 [+Praxis-Guide]

Herzlich willkommen zu unserem umfassenden Leitfaden zum Thema REMADV (Remittance Advice) in der Energiewirtschaft! Wenn Sie in der Marktkommunikation, Buchhaltung oder als Quereinsteiger tätig sind, hilft Ihnen dieser Artikel, die Grundlagen und die praktische Anwendung von REMADV zu verstehen. Wir zeigen Ihnen, wie REMADV die Zahlungsabwicklung vereinfacht und effizienter gestaltet.

Was ist REMADV?

REMADV steht für Remittance Advice, zu Deutsch Zahlungsavis. Es handelt sich um eine standardisierte elektronische Nachricht, die detaillierte Informationen über geleistete Zahlungen enthält. Im Wesentlichen ist es eine digitale "Quittung", die Unternehmen an ihre Geschäftspartner senden, um genau aufzuschlüsseln, welche Rechnungen mit einer Zahlung beglichen wurden.

Warum ist strukturierte Zahlungsavis wichtig?

Eine strukturierte Zahlungsavis ist in der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt unverzichtbar, weil sie:

• Automatisierung ermöglicht: Zahlungen können automatisiert den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden.
• Fehler reduziert: Weniger manuelle Eingriffe bedeuten weniger Fehler.
• Zeit spart: Prozesse werden beschleunigt und Ressourcen freigesetzt.
• Transparenz erhöht: Alle Zahlungsinformationen sind klar und übersichtlich dokumentiert.

Für wen ist dieser Guide?

Dieser Guide richtet sich an:

• Sachbearbeiter in der Marktkommunikation
• Mitarbeiter in der Buchhaltung von Energieversorgern
• Quereinsteiger in der Energiewirtschaft
• Alle, die ihr Wissen über REMADV vertiefen möchten

REMADV Grundlagen

EDIFACT-Nachrichtentyp REMittance ADVice

REMADV ist ein standardisierter EDIFACT-Nachrichtentyp (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). EDIFACT ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Die REMADV-Nachricht folgt einer genau definierten Struktur und Syntax, die sicherstellt, dass die Informationen von allen beteiligten Systemen korrekt interpretiert werden können.

Unterschied zu INVOIC

Während INVOIC eine elektronische Rechnung ist, ist REMADV ein Zahlungsavis. INVOIC fordert die Zahlung an, REMADV bestätigt die Zahlung und gibt Details dazu. Sie sind komplementär und arbeiten Hand in Hand.

Anwendungsfälle in der Energiewirtschaft

In der Energiewirtschaft wird REMADV hauptsächlich für folgende Zwecke eingesetzt:

• Zahlungsavis von Netzbetreibern an Lieferanten: Für Netznutzungsentgelte, Einspeisevergütungen usw.
• Zahlungsavis von Lieferanten an Messstellenbetreiber: Für Messdienstleistungen.
• Zahlungsavis zwischen Energieversorgern: Bei Abrechnungen von Kooperationen.

Beteiligte Marktrollen

• Netzbetreiber (NB): Sendet REMADV für Zahlungen an Lieferanten.
• Messstellenbetreiber (MSB): Kann REMADV senden oder empfangen, je nach Geschäftsbeziehung.
• Lieferant (LF): Empfängt REMADV vom Netzbetreiber oder sendet REMADV an den Messstellenbetreiber.
• LIEFERANT: Allgemeine Bezeichnung für den Rechnungssteller/Zahlungsempfänger.

REMADV-Struktur im Detail

Eine REMADV-Nachricht besteht aus verschiedenen Segmenten, die jeweils spezifische Informationen enthalten. Hier sind die wichtigsten Segmente und Datenfelder:

• UNH (Message Header): Nachrichten-Kopfsegment, enthält Informationen zur Nachricht selbst (Nachrichtentyp, Version usw.).
• BGM (Begin of Message): Nachrichten-Anfangssegment, gibt den Zweck der Nachricht an (z.B. Zahlungsavis).
• DTM (Date/Time/Period): Datums- und Zeitangaben (z.B. Zahlungsdatum).
• RFF (Reference): Referenznummern (z.B. Rechnungsnummer, Kundennummer, Avisnummer).
• FII (Financial Institution Information): Bankverbindung des Zahlers.
• MOA (Monetary Amount): Beträge (z.B. Zahlungsbetrag, Skontobetrag).
• DOC (Document/Message Details): Detaillierte Informationen zu den Dokumenten, auf die sich die Zahlung bezieht (z.B. Rechnungen).
• UNT (Message Trailer): Nachrichten-Endesegment.

Wichtigste Datenfelder

• Zahlungsbetrag: MOA-Segment, gibt den tatsächlich gezahlten Betrag an.
• Referenznummer: RFF-Segment, verknüpft die Zahlung mit der entsprechenden Rechnung.
• Bankverbindung: FII-Segment, enthält die Bankdaten des Zahlers.

Beispiel einer REMADV-Nachricht (vereinfacht)

UNH+1+REMADV:D:05A:UN:2.9c'
BGM+481+1234567890'
DTM+137:20241027:102'
RFF+IV:RE-2024-001'
FII+123456789:DE12345678901234567890'
MOA+203:100.00'
UNT+6+1'

Zusammenhang mit INVOIC

Die REMADV-Nachricht referenziert in der Regel eine vorher gesendete INVOIC-Nachricht. Die Referenznummer (RFF-Segment) in der REMADV muss mit der Rechnungsnummer in der INVOIC übereinstimmen, um eine korrekte Zuordnung zu gewährleisten.

Praxis: REMADV-Verarbeitung Schritt für Schritt

Hier ist ein typischer Ablauf der REMADV-Verarbeitung in der Energiewirtschaft:

Schritt 1: INVOIC empfangen → Rechnung gebucht

Der Rechnungssteller (z.B. Lieferant) empfängt eine INVOIC-Nachricht und bucht die Rechnung in seinem System.

Schritt 2: Zahlung ausgelöst (SEPA, Überweisung)

Der Zahler (z.B. Netzbetreiber) löst die Zahlung aus.

Schritt 3: REMADV erstellen mit Zahlungsdetails

Der Zahler erstellt eine REMADV-Nachricht, die alle relevanten Zahlungsdetails enthält (Zahlungsbetrag, Referenznummern, Bankverbindung usw.).

Schritt 4: REMADV an Rechnungssteller senden

Der Zahler sendet die REMADV-Nachricht an den Rechnungssteller.

Schritt 5: Empfänger verarbeitet REMADV (automatische Zuordnung)

Der Rechnungssteller empfängt die REMADV-Nachricht und verarbeitet sie in seinem System. Die Zahlung wird automatisch der entsprechenden Rechnung zugeordnet.

Schritt 6: Offene Posten ausgleichen

Der offene Posten in der Buchhaltung wird ausgeglichen.

Fristen und Best Practices

Häufige Fehler & Stolperfallen

Bei der REMADV-Verarbeitung können verschiedene Fehler auftreten. Hier sind die häufigsten Stolperfallen:

1. Fehlerhafte Referenznummern (RFF-Segment)

Die Rechnungsnummer in der REMADV stimmt nicht mit der Rechnungsnummer in der INVOIC überein. Dies führt zu manueller Nacharbeit und verzögert den Zahlungsabgleich.

2. Falsche Beträge (MOA-Segment)

Der Zahlungsbetrag in der REMADV ist falsch. Dies kann durch Skonto, Teilzahlungen oder Eingabefehler passieren.

3. Fehlende Bankdaten (FII-Segment)

Die Bankverbindung des Zahlers fehlt oder ist fehlerhaft. Dies erschwert die Zuordnung der Zahlung.

4. Zeitliche Verzögerungen

Die REMADV-Nachricht wird zu spät gesendet oder empfangen, was zu Mahnungen oder Zahlungserinnerungen führen kann.

5. APERAK-Fehlercodes bei REMADV

APERAK-Nachrichten (Application Error and Acknowledgement) zeigen Fehler bei der syntaktischen oder semantischen Verarbeitung der REMADV an. Häufige Codes:

• Z17: Syntaxfehler in der REMADV-Struktur
• Z19: Semantischer Fehler (z.B. unbekannte Referenznummer)
• Z42: Dateninkonsistenz

REMADV automatisieren

Manuelle Erstellung vs. Automatisierung

Die manuelle Erstellung von REMADV-Nachrichten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Automatisierung der REMADV-Verarbeitung ist daher unerlässlich für eine effiziente Zahlungsabwicklung.

Vorteile der Automatisierung:

• Zeitersparnis: 80-90% weniger manuelle Arbeit
• Fehlerreduktion: Automatische Validierung verhindert Fehler
• Schnellere Abwicklung: Echtzeit-Verarbeitung möglich
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Vollständige Audit-Trails

ERP-Integration

Die Integration der REMADV-Verarbeitung in Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) ermöglicht eine nahtlose Automatisierung. Moderne ERP-Systeme können:

• REMADV-Nachrichten automatisch aus Zahlungsdaten generieren
• Eingehende REMADV-Nachrichten automatisch verarbeiten
• Offene Posten automatisch ausgleichen
• Fehlerhafte REMADV-Nachrichten zur manuellen Prüfung markieren

Wie Willi-Mako hilft

Willi-Mako bietet Ihnen:

• Automatische REMADV-Generierung: Erstellung von REMADV-Nachrichten aus Ihren Zahlungsdaten.
• Validierung: Überprüfung der REMADV-Nachrichten auf Korrektheit und Vollständigkeit.
• Fehlerprüfung: Identifizierung und Behebung von Fehlern in den REMADV-Nachrichten.
• EDIFACT-Compliance: Sicherstellung, dass alle Nachrichten den aktuellen Standards entsprechen.

FAQ: 5 häufigste Fragen

Muss ich für jede Rechnung eine REMADV senden?

Ja, es ist Best Practice, für jede Zahlung eine REMADV zu senden, um eine transparente und automatisierte Zuordnung zu ermöglichen. Bei Sammelzahlungen können Sie mehrere Rechnungen in einer REMADV zusammenfassen.

Was passiert, wenn die REMADV fehlerhaft ist?

Der Rechnungssteller wird die Zahlung möglicherweise nicht korrekt zuordnen können. Sie erhalten in der Regel eine APERAK-Fehlermeldung. Eine Korrektur der REMADV ist dann erforderlich.

Kann ich mehrere Rechnungen in einer REMADV zusammenfassen?

Ja, das ist möglich und bei Sammelzahlungen sogar üblich. Die REMADV muss dann für jede Rechnung separate Referenzinformationen (RFF-Segmente) und Beträge (MOA-Segmente) enthalten.

Wie lange muss ich REMADV-Nachrichten aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen für REMADV-Nachrichten sind die gleichen wie für Rechnungen. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB.

Was ist der Unterschied zwischen REMADV und Kontoauszug?

Ein Kontoauszug ist eine Information der Bank über alle Kontobewegungen. REMADV ist eine detaillierte Zahlungsavis vom Zahler an den Rechnungssteller, die Informationen über die beglichenen Rechnungen enthält. REMADV ist strukturiert und maschinenlesbar, Kontoauszüge enthalten oft nur eine Verwendungszweck-Zeile.

Fazit & Weiterführende Ressourcen

REMADV ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Zahlungsabwicklung in der Energiewirtschaft. Durch die Automatisierung der REMADV-Verarbeitung können Sie:

• Zeit sparen: 80-90% weniger manuelle Arbeit
• Fehler reduzieren: Automatische Validierung verhindert Fehler
• Effizienz steigern: Schnellere Zahlungsabwicklung und Kontenabstimmung

Weiterführende Links

• BDEW-Richtlinien für REMADV
• edi@energy Dokumentation
• Willi-Mako Training: EDIFACT Deep Dive

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